WinActor × 電子請求書発行システム
繁忙期の請求業務を人手をかけずに
ミスなく行いたい
基幹システムと電子請求書発行システムとの請求データ連携をWinActorで実施。年間数万件も発行していた請求書のペーパーレス化に成功し、年間数千万円超のコストダウンを実現。
課題と導入効果
課題
- 請求書の発行、社印の利用申請、郵送手配までの一連作業を経理部門の社員が全て手作業
- 押印管理は別システムで実施しており管理が煩雑
解決
- 自社での印刷・発送がゼロ
- クラウド型請求書発行サービスを導入し押印・請求書発行・郵送を一元管理
- 基幹システムとクラウド型請求書発行サービスとの請求データ連携をWinActorで実施
効果
- 請求書発行サービスの導入により、経理部門担当者の印刷・発送・発送前・クロスチェックなどの作業がゼロ
- 年間2万件ものペーパーレス化、郵送費の削減および作業効率化につながり、年間2000万円のコストダウン
- 基幹システムのデータをもとに自動化したことで、人手を介さずに業務プロセスが完了
自動化のフロー
before
WinActor利用前
請求依頼を受領
基幹システムの情報をダウンロード
押印管理システムに社印の利用申請を手作業で入力
請求書の印刷し、担当者同士でクロスチェックを行い、手作業で封書に入れて発送
郵送
取引先に請求書が届くが、時間がかかってしまう
after
WinActor活用フロー
基幹システムから請求データをダウンロード
請求データを変換・加工
請求書発行サービスにアップロード
取引先に応じて、PDFダウンロード、メール添付、郵送にて請求書が届く
使われているWinActorの処理パターン
-
G：データ加工所定の条件でデータを加工
-
H：結果をメール送信・保存・アップロード結果・回答などをメール送信、フォルダ保存、他システムへアップロード
使われている管理ツールの処理パターン
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