日本紙パルプ商事株式会社 広報室 室長 藤嶋 章人 氏	株式会社JP情報センター ソリューション1課 課長 新井 康徳 氏	株式会社JP情報センター ソリューション1課 本城 秀晃 氏

注文書の処理にAIReadを導入したが、後続処理に手作業が残ってしまう

日本紙パルプ商事では、営業事務（OA用紙の輸入処理など）を軽減するため、AIRead(アライズイノベーションのAI OCR)を導入。システム系を担当するグループ企業のJP情報センターとともに現場への浸透を図ってきました。AIReadは、注文書のPDF化や情報の読み取り等で高い効果が得られた一方、その後のデータ入出力や書類作成といった後続処理に手作業が残り、「もっと効率化できるのでは」というもどかしさもありました。

手作業が集中する箇所で人為的なミスの発生や、作業の煩雑化/属人化が顕著に

また、これらの後続処理の手作業は、注文量や商品の種類が増えることで煩雑化し、担当者への属人化が顕著になっていました。さらに、月末など特定の時期に業務が集中することで、人為的なミスも発生しやすくなり、担当者には相当なプレッシャーがかかってしまっていました。

複数のテクノロジーを連携させて、マンパワーに頼らない業務改善を実現したい

この問題については、AIReadを単独で活用していては解消が難しい状況でした。活用できるマンパワーには限りがあり、人員を増やすだけの施策は現実的ではありません。AIReadの後続処理はもちろん、社内の他の業務についても、シナジーを発揮できるテクノロジーを組み合わせ、積極的に業務改善を達成する必要がありました。

AIReadの後続処理の見直し・標準化を行い、RPAを導入して業務の自動化を実現

後続処理の自動化検討に際しては、まずはミスや煩雑化の原因となる作業を特定するため、対象業務全体をフローチャート化し、業務を23のステップに区分けしました。その後、自動化に適した項目を洗い出し、４ステップに対してRPAを適用しました。「わずか4ステップ」の自動化ですが、煩雑化の原因を解消することで、対象業務にかかる時間を50％削減できただけでなく、操作ミスの解消や属人化した業務の標準化も達成しました。

専門の組織を立ち上げ、会社として「本気で」RPA活用の取り組みを支援

社内組織として「AI・RPA推進室」を立ち上げて、会社として本気で取り組むことを示しました。本取り組みは、「営業力強化」と「付加価値」をテーマに掲げて活動をしています。具体的には、社内セミナーの開催やRPA利用の提案・開発、導入効果の検証などを担当し、 会社を上げてマンパワーに頼らない業務改善を支援しています。

16業務にRPAの活用を展開、平均60％を超える業務削減を達成

その成果として、営業部門や管理部門を中心に、書類や資料の作成、入金処理業務など、両社で計16の業務にRPAの活用を展開しました。稼働をほぼゼロにできた業務もあり、平均でも約60％の稼働削減を達成しました。今後も、利用促進のPRや、RPAの維持・管理を最適化する取り組みを継続し、より効果を高めたいと考えています。