RPAの導入について

RPAの導入
近年、さまざまな業界・業種の企業でRPA導入が増えています。
そんな中、実際にRPAを導入してみたけど、うまく運用ができていない、などという声が多く聞こえているのが現状です。
そのような状況を打破するために、RPAを導入する際に押さえておきたいポイントをご紹介します。
RPAの効果を最大限引き出すためにはどうしていけばいいのか、そんな疑問にお答えします。

RPA導入を失敗と感じる担当者の声
RPA導入を失敗と感じる担当者には、以下のようなパターンがあります。

開発時、意図した通りに動いてくれない。
RPAが正常に動作しない
導入後、頻繁にエラーが発生し、
実用的でない。
想像以上にコストがかかってしまい、
コスト回収ができていない。
思っていたほどの効果が出ていない
業務の効率化が図れている気がしない。
トライアルで導入して以降、
本格導入が進んでいない。
導入が局所的で、他業務や
他部署への拡大ができていない
特定の業務のみの導入に留まり、
他業務や他部所への導入拡大ができていない。
担当者が退職し、内部でどのような処理
をしているのかわからない。
設定内容がブラックボックス化
似たような設定がたくさんあり、
どれが必要かわからない。

RPAは、業務改善の「推進者」ではなく、あくまでも「一実行手段」です。
業務改善を企画し、実行手段に落とすまでは、人が意思を持って推進する必要があります。
また、その結果について、セキュリティ等、会社としての責任を担保するのも人の役割です。

一方で、RPAは従来のような「ITツール」ではなく、人と協働する新たな「パートナー」です。
RPAを導入する際は、現行業務をそのままRPAに置き換えるのではなく、RPAというパートナーを含めて業務改善を前提に導入プロジェクトを構築する必要があります。



失敗しないRPA導入の進め方
上記のような失敗を回避するための導入ステップとして、以下を解説していきます。

  • 01
    業務アセスメントによる、業務課題の抽出と適切な施策の決定
  • 02
    業務可視化・再設計による、効果があり個別最適とならないシナリオの設計
  • 03
    UAT(User Acceptance Test:ユーザー受け入れテスト)の実施による、実用的なシナリオの開発
  • 04
    業務に合わせたシナリオのカスタマイズによる、継続的な効率化の実現
  • 05
    ガイドライン策定と管理体制構築による、セキュリティの担保とシナリオの野良化防止

01 業務アセスメントによる、業務課題の抽出と
適切な施策の決定

業務改善施策を検討するためには、業務アセスメントを実施し課題を抽出することが必要です。
施策検討の際は、解決施策をRPA導入ありきにせず、業務ルールの整備やシステム開発・改修、アウトソーシングなど、
従来のソリューションの採用の可能性も含めて幅広く検討します。
あくまでも目的は業務改善であり、RPAは業務改善の手段の一つでしかないからです。
各ソリューションの特性に応じて、目的の達成に最も適したものを選定します。

経営目標・KGI / KPI設定
コスト・工数可視化
プロセス可視化
教育と啓蒙
体制構築
あるべき姿の検討 施策検討業務再設計 ロードマップ策定
業務データ分析 課題抽出
業務プロセス分析
スキルの定義・推薦者育成
目的・機能の設定
人(組織・リテラシー)
ルール
BPO
ITシステム
OCR
デバイス
RPA
AI

業務改善施策を検討し業務アセスメントを実施

02 業務可視化・再設計による、効果があり
個別最適とならないシナリオの設計

業務アセスメントの結果、施策がRPA導入となった場合、業務が可視化されている状態とは、以下を指します。

  • 自動化すべき定型業務ができるだけ細分化された状態で、フローチャート化できている
  • 業務のアウトプットが具体的かつ、明確化されている
  • 業務のコスト感や、ボリューム(件数×工数×頻度)が計測されている

紙帳票でのデータの受け渡しを経てシステム入力を
行っているフローにRPAを導入

上記のように、例えば、紙帳票でのデータの受け渡しを経てシステム入力を行っているフローにRPAを導入する場合、
課題が、ある一定の期間のみ負荷が集中すること(業務繁閑が大きい)
だったとします。現行フローを踏襲して人が行っていたシステム入力をRPAに置き換えるアプローチでは、RPAがデータを読み込めるように人(バックオフィス)が
エクセルに転記する必要があり、結局その業務から解放されないため、業務改善の目的は達成されません。
一方、紙帳票の廃止等、目的に照らして実施すべき施策を併せて検討したうえでRPA導入を行うことで、本来の目的を達成できる可能性が高まります。
このような業務の再設計を経ることで、効果的で個別最適とならないシナリオを設計することができます。

03 ユーザー受け入れテストの実施

シナリオの設計ができたら、実際にシナリオを開発します。
この際、従来のシステム開発以上にしっかりユーザーテストが必要です。
シナリオは、設定したルールに基づいて正確に開発された場合、ヒューマンエラーの可能性が格段に減りますが、必要な情報が1つでも抜けて漏れていた場合、エラーを起こします。
このようなエラーを起こすと、必要以上に時間・コストがかかってしまいます。
レギュラーパターン、イレギュラーパターンなど、様々なエラーパターンを特定して改善することでより、実用的な設置・設計に仕上げます。

04 業務に合わせたシナリオのカスタマイズ

RPAのシナリオは柔軟にカスタマイズできる特性があるため、一度作って終わりにせず、業務に最適な形でカスタマイズを行い育てていく必要があります。
これにより継続的な効率化が見込めます。

05 ガイドライン策定と管理体制構築

RPAはメリットも大きいですが、リスクもあります。
対策をどこまでしっかり行うかに唯一解はありませんが、少なくとも社内に既存のセキュリティポリシーと整合的にし、そもそもセキュリティポリシー自体を見直すことが必要となる場合が
あります。また、社内の各部門などで個別に検討すると非効率なので、対策を講じる機能を集約することも推奨されます。
RPAによるリスクとそれへの対策例を下記にまとめています。

RPAのリスク

意図しない機能開発・変更
  • 開発経験者でなくとも、容易に開発・変更が可能
  • 悪意ある開発・変更のリスクがある。
ガイドラインの策定
責任権限・エスカレーションルート
シナリオ設計ルール
変更管理ルール
不正アクセス・情報漏洩
  • シナリオの機能により、システムへのログインや入力が可能
    (不正利用により自分の権限を越えた操作ができてしまう)
  • 意図しないデータの入力による、システム内データの改ざん・変更
  • 個人情報、他社情報等の秘匿情報の外部流出
ガイドラインの策定
セキュリティ
シナリオ設計ルール
外部要因によるシナリオ停止(業務遂行へのリスク)
  • パソコン(画面)、OS、関連システムのアップデートによって
    シナリオが動かなくなる
  • ネットワーク環境に影響され、シナリオによる処理に時間がかかる
  • シナリオ停止時に速やかな復旧が出来ず、業務遂行が困難になる
ガイドラインの策定
責任権限・エスカレーションルート
ガイドラインの策定
インシデント管理
シナリオのブラックボックス化・野良化
  • 社内でどれだけのシナリオが動いているか把握できない
  • 改修が必要な時に元々作成した担当者が不在でわからない
  • RPAに関する知識が分散
ガイドラインの策定
ガバナンス
管理・推進機能の集約
シナリオ管理
ナレッジ集約
インシデント管理
導入・推進体制
運用管理体制
ガイドラインの策定
セキュリティ
ガバナンス
責任権限・エスカレーションルート
シナリオ設計ルール
変更管理ルール
管理・推進機能の集約
シナリオ管理
ナレッジ集約
インシデント管理
導入・推進体制
運用管理体制

RPA導入へのロードマップ
RPA導入を成功させるために上記ステップをいきなり始めるのは大変なので、まずはしっかりと計画を立て、必要な関係者を巻き込んでプロジェクトを立ち上げることが望ましいです。
そのための標準的なとロードマップを、下記に提示します。

導入初期~3か月程度特定部門/部署でのトライアル
導入初期は、小規模でRPA導入をトライアル実施していきましょう。
他部門をいきなり巻き込んでいくのはハードルが高い場合もあるので、まずは自部門の中で始めるのがベターです。
決められた範囲で業務アセスメントを実施し課題を抽出したら、その課題への影響が大きい業務を可視化します。
そして、必要であればその業務を再設計し、シナリオを開発、テストしていきます。
また、並行して社内のセキュリティポリシー群を棚卸し、ポリシーに抵触しないシナリオ開発の流れを考え、それを社内標準とするためにガイドライン化します。
このフェーズでは、社内でRPA導入を引っ張っていくリーダーの育成に注力します。
このリーダーが、次フェーズで他の社員への講習会等を実施し、社内でシナリオの開発ができる人材を育てていきます。



3ヶ月~4か月程度本格導入/他業務・他部門へ展開
特定部門でのトライアルで効果を確認できたら、自部門の他業務や他部門の業務にも導入していきます。
業務アセスメントや業務可視化は、対象範囲の検討が必要ですが、基本的にトライアルと同様の手法で進めることができます。
このフェーズでは、体制構築とシナリオ開発ができる人材の組織的な育成がポイントになります。
現場主導で体制構築や人材育成を行うことが難しい場合は、IT部門との連携やITベンダーへ相談して実施することも検討してみてください。



5ヶ月以降拡大
前フェーズまでに実施した施策について、しっかり効果検証を行います。
また、会社全体として業務がどのように運用されているか管理するための活動も進め、全体最適を実現します。
RPA化した業務は、必要に応じて動作条件の改修をしたりしながら、PDCAサイクルを回し続けます。
もちろん、RPA化だけを進めていくのではなく、他の改善施策も並行して実施していきます。

以上、会社全体として業務改善活動を推進していくという考え方を添えつつ、RPA導入ステップをご紹介しました。

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