株式会社PFU様

イメージスキャナーの世界シェアNo.1の企業が、年間6万件にも上る納品書情報入力業務の省力化のために取った施策とは

イメージスキャナー+OCR+RPAの組み合わせにより納品確認作業の省力化を実現

製品購入の詳細フローを点検し、スキャナー+OCR+RPAの連携に適した作業を切り出す

この課題の解決策としては、「単調」「繰り返し」「ミスNG」という課題のキーワードから、RPAが得意な分野であると考え、数あるツールの中から、日本語に完全対応の『WinActor®』を採用しました。また、納品書等のペーパーレス化に向けては、弊社の代表製品である「fiシリーズ」のスキャナーと、OCR「DynaEye」を活用し、WinActor®との連携フローを組むことで、大幅な省力化を達成しました。

OCRの認識率を高めるため、標準帳票の改訂にトライ

しかし、テスト段階ではOCRの認識率に改善の余地があり、人手での修正作業が発生したため、OCR利用を前提とした帳票改訂にトライしました。例えば、日付は和暦ではなく西暦に誘導するため「20XX年」の「20」を予め印字したほか、必須記入枠の明確化、FAX送信用の送付範囲マークの追加などです。これらの取り組みにより、仕入先ごとの記入差を是正し、人手による修正率を従来の1/3にまで減らすことができました。

業務フローやスケジュールの調整を通じて、WinActor®のポテンシャルを引き出す

ほかにも、RPAの特性に合わせて業務フローを単純化したり、人が実施する業務とバッティングしないように、利用するスケジュールを調整するなど、WinActor®のポテンシャルを引き出す工夫を続けています。これにより、ミスが激減した(手戻りが減った)ことはもちろん、RPAを夜間に動かすことで生産性も向上し、購買部だけでも年間で3人月分の効率化を達成できました。また、定性的にも、単純作業をRPAに任せられる安心感から社員のストレスが減り、職場の雰囲気も明るくなったと感じています。




解決のポイント

POINT01
スキャナー+OCR+RPAの連携で、データエントリーから検収確認までの大幅な省力化を達成
POINT02
OCRに適した帳票改訂と業務フロー見直しを行い、RPAが得意とする処理に合わせたシナリオ整備
POINT03
業務の単純化や人の作業とのスケジュールの調整を通じて、RPAのポテンシャルを引き出す


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