業務統括部 ソリューション購買部 向井田 絵理 氏	業務統括部 ソリューション購買部 グループリーダ 笈田 幹則 氏	業務統括部 ソリューション購買部 部長 浜崎 哲也 氏

膨大な量の納品書、データエントリーから検収確認までの業務負荷軽減を目指す

弊社は横浜本社の移転を機に、物（紙）から脱却して場所や時間に縛られないワークスタイルを実現しようと、営業証憑類の電子保存による業務効率化を進めてきました。特に、年間23万件もの発注をこなす購買部では、電子契約（EDI)の導入も仕入先全体の30％と発展途上であり、書類の保管も外部倉庫が必要になるなど、「紙と人手」が中心の運用からの脱却が目下の課題でした。

従来の「高品質のものを安く・早く仕入れる」業務に加え、内部統制と CSRの取組比率が増大

求められる役割も変化し、「高品質のものを安く・早く仕入れる」という従来の業務に加えて、インシデント防止策によるダブルチェックや、CSR関連の取組比率の増加もあり、発注件数の増加率以上に購買関連オペレーションの工数が増えています。購買部は限られた予算での人員計画であるため、増員による解決は困難です。

ミスが許されない膨大な量の繰り返し作業が、社員のストレス要因に

また、購買部には「同じ作業の繰り返す業務」が膨大にあることも事実です。作業そのものは難しいわけではありませんが、数量や金額を扱うため間違いが許されない重要な業務です。この、「件数が多く単調になりがちだが、ミスは絶対にNG」という作業の繰り返しは、社員のストレス要因になりがちであり、業務そのものの省力化が重要なポイントでした。

製品購入の詳細フローを点検し、スキャナー+OCR+RPAの連携に適した作業を切り出す

この課題の解決策としては、「単調」「繰り返し」「ミスNG」という課題のキーワードから、RPAが得意な分野であると考え、数あるツールの中から、日本語に完全対応の『WinActor^®』を採用しました。また、納品書等のペーパーレス化に向けては、弊社の代表製品である「fiシリーズ」のスキャナーと、OCR「DynaEye」を活用し、WinActor^®との連携フローを組むことで、大幅な省力化を達成しました。

OCRの認識率を高めるため、標準帳票の改訂にトライ

しかし、テスト段階ではOCRの認識率に改善の余地があり、人手での修正作業が発生したため、OCR利用を前提とした帳票改訂にトライしました。例えば、日付は和暦ではなく西暦に誘導するため「20XX年」の「20」を予め印字したほか、必須記入枠の明確化、FAX送信用の送付範囲マークの追加などです。これらの取り組みにより、仕入先ごとの記入差を是正し、人手による修正率を従来の1/3にまで減らすことができました。

業務フローやスケジュールの調整を通じて、WinActor^®のポテンシャルを引き出す

ほかにも、RPAの特性に合わせて業務フローを単純化したり、人が実施する業務とバッティングしないように、利用するスケジュールを調整するなど、WinActor^®のポテンシャルを引き出す工夫を続けています。これにより、ミスが激減した（手戻りが減った）ことはもちろん、RPAを夜間に動かすことで生産性も向上し、購買部だけでも年間で3人月分の効率化を達成できました。また、定性的にも、単純作業をRPAに任せられる安心感から社員のストレスが減り、職場の雰囲気も明るくなったと感じています。