株式会社PFU様

イメージスキャナーの世界シェアNo.1の企業が、年間6万件にも上る納品書情報入力業務の省力化のために取った施策とは

インシデント防止策やCSRの取組比率増大により購買契約の工数が増加、
紙と人手が中心の運用を脱却して、省力化を実現したい

業務統括部 ソリューション購買部 向井田 絵理 氏 業務統括部 ソリューション購買部 グループリーダ 笈田 幹則 氏 業務統括部 ソリューション購買部 部長 浜崎 哲也 氏
業務統括部 ソリューション購買部
向井田 絵理 氏
業務統括部 ソリューション購買部
グループリーダ
笈田 幹則 氏
業務統括部 ソリューション購買部
部長
浜崎 哲也 氏

膨大な量の納品書、データエントリーから検収確認までの業務負荷軽減を目指す

弊社は横浜本社の移転を機に、物(紙)から脱却して場所や時間に縛られないワークスタイルを実現しようと、営業証憑類の電子保存による業務効率化を進めてきました。特に、年間23万件もの発注をこなす購買部では、電子契約(EDI)の導入も仕入先全体の30%と発展途上であり、書類の保管も外部倉庫が必要になるなど、「紙と人手」が中心の運用からの脱却が目下の課題でした。

従来の「高品質のものを安く・早く仕入れる」業務に加え、内部統制と CSRの取組比率が増大

求められる役割も変化し、「高品質のものを安く・早く仕入れる」という従来の業務に加えて、インシデント防止策によるダブルチェックや、CSR関連の取組比率の増加もあり、発注件数の増加率以上に購買関連オペレーションの工数が増えています。購買部は限られた予算での人員計画であるため、増員による解決は困難です。

ミスが許されない膨大な量の繰り返し作業が、社員のストレス要因に

また、購買部には「同じ作業の繰り返す業務」が膨大にあることも事実です。作業そのものは難しいわけではありませんが、数量や金額を扱うため間違いが許されない重要な業務です。この、「件数が多く単調になりがちだが、ミスは絶対にNG」という作業の繰り返しは、社員のストレス要因になりがちであり、業務そのものの省力化が重要なポイントでした。

課題のポイント

POINT01
膨大な量の納品書が起点となる業務の負荷軽減
POINT02
インシデント防止策やCSR関連の取組みで増大するオペレーションへの対応
POINT03
社員のストレス要因となっているミスが許されない膨大な量の繰返し作業の低減


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