帝京大学様

大学IRの取り組みを見据え、学校法人基礎調査のデータ入力業務にRPAを導入。手作業が軽減され2割以上の業務削減効果を実感

大学IRの取り組みによる膨大な情報データを人手ではなく、システムで自動化したい


帝京大学
本部情報センター
特命課長
大津 信弘氏

【導入先プロフィール】

組織名:帝京大学
所在地:東京都板橋区加賀2-11-1
創立:1966年
事業概要:創立以来、建学の精神として、「実学」、「国際性」、「開放性」教育指針として掲げる。現在は10学部32学科10研究科(2専門職大学院)、学部学生数2万3千人を擁する総合大学となっている。
URL:https://www.teikyo-u.ac.jp/



【導入の背景】各キャンパスがそれぞれ管理している情報を集約したい

 実践を通して理論的な思考を身につける「実学」、異文化理解の学習・体験をする「国際性」、必要な知識・技術を偏ることなく幅広く学ぶ「開放性」を教育指針として捧げ、多くの優れた人材を社会に送り出してきたのが帝京大学です。医学部を含む10の学部を有し、約2万人の学生が在籍している国内有数の総合大学であり、イギリスのタイムズが公表する「World University Rankings」において日本の私立大学として最上位に位置するなど、その先進的な教育と数多くの実績は世界でも高く評価されています。

 この帝京大学を含め、公立・私立を問わず多くの大学で進められているのが「IR」(Institute Research)と呼ばれる取り組みです。これは教育および研究、経営、財務の情報収集と蓄積、さらには学習成果の調査分析などを行い、その結果に基づいて大学の自己評価や意思決定を進めるという活動です。
帝京大学においてもIRの取り組みは進められていますが、板橋、八王子、宇都宮、福岡、霞ヶ関と多くのキャンパスがあり、それぞれが個別に管理している情報も多かったことから、IRの取り組みを加速させるために必要な情報を十分に集約できていないという側面がありました。この課題を解決するために、日本私立学校振興・共済事業団が行っている「学校法人基礎調査」で提出しているデータを活用することを検討したと話すのは、帝京大学 本部情報センター 特命課長である大津信弘氏です。





「日本私立学校振興・共済事業団での学校法人基礎調査業務では、『e-マネージャ』と呼ばれるシステムを利用してデータを入力します。帝京大学では従来、キャンパスごとにe-マネージャへデータを入力していましたが、その情報を本部で一括入力することにより情報を集約することにしました」



導入のステップ】費用面からシステム化しづらい業務に対して「WinActor®」を活用

 ここで課題となったのは、各キャンパスから収集したExcelファイルに記載された情報を、どのようにe-マネージャに入力するのかというものです。Excelファイルの数は膨大であり、人手で入力していては膨大な手間が発生してしまいます。この課題の解決策として選ばれたのが、NTTアドバンステクノロジが提供する純国産RPAツールである「WinActor®」でした。大津氏が選定理由として挙げたのは、WinActor®のコストパフォーマンスの高さです。
「多くの企業ではさまざまな業務がすでにシステム化されていて、残っているのは費用対効果の面からシステム化しづらい業務です。そうした業務を効率化することを考えたとき、RPAは有効なソリューションだと思いますが、そのRPAに莫大なコストをかけるようでは本末転倒でしょう。その点、WinActor®は競合ツールに比べてはるかに導入しやすい価格で提供されています。またユーザーインターフェイスが分かりやすいなど使い勝手もよく、WinActor®を選択したのはいい判断だったと考えています」

さらに大津氏はWinActor®のメリットとして、業務側の要件が固まっていない状況であっても自動化できる点も大きいと述べます。


「WinActor®で自動化する前に業務フローを作成したのですが、標準化できない業務もあり、すべてをフローに落とし込むことが難しい状況でした。しかし、WinActor®は業務側の要件が多少固まっていなくても柔軟に対応することが可能です。私自身、システムエンジニアとしてシステム開発に携わったこともありますが、今回の件でWinActor®に触れ、RPAはシステム開発の手法を大きく変える可能性があると感じました」

課題のポイント

POINT01
膨大なデータを人手で作業すると莫大な時間がかかる
POINT02
RPA導入に大きな費用をかけられない

続きを読む »膨大な情報をシステム化し、短期間で成果をあげたRPAツールとは
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