代表取締役 代表税理士 稲葉 孝史 氏

毎月初旬に決まった事務作業が必要。期間がタイトで稼働調整が難しい

顧問企業様への毎月の会計報告・レポート報告のため、仕分け情報を投入してある会計ソフトから、必要な帳簿情報をpdfやエクセルで出力します。エクセルには報告に必要な内容を追記するため、出力後に新たな行や数式を挿入しています。 この作業は、月末に会計を締めた後の月初に集中するため、どうしても作業期間がタイトになってしまい、毎月のように社員間の稼働調整に頭を悩ませていました。

定型業務だがミスは厳禁。担当者に高いストレスがかかってしまう

このように、特定期間にのみ定型業務が集中するため、通期で専任の人員を採用するにはやや躊躇するような状況でした。また、同じような操作を繰り返す定型業務である反面、扱う会計データはミスが許されない非常にセンシティブな内容です。作成後のチェックが必須だったことも合わせて、担当者に高いストレスがかかってしまうこともあり、社内では「できれば担当したくない業務」になっていました。

ローコストでスタートできる『WinActor®』が最適

定型業務をなんとか軽減したいと考えていたところ、ICTに詳しい社員から「RPAツールを使ってはどうか？」と進言があり、早速検討を開始しました。実際に、数社のメーカーやシステム会社から提案を受けたところ、多くのRPAツールは膨大な初期費用が必要でしたが、その中で『WinActor®』は小規模な構成から利用できる点や、手厚いサポートが見込める点などから採用を決めました。

業務シナリオの作成から安定運用まで充実のサポート

導入を決めた後は、技術面でサポートいただいた担当の方と二人三脚で、弊社用の作業自動化シナリオを作成していきました。業務マニュアルの精査だけでなく、業務ヒアリングやコンサルティングを通じて最適なシナリオを作成でき、稼働開始後も急な対応などでとても手厚いサポートを受けながら、導入から3ヶ月ほどで安定稼働と言えるような状況までたどり着くことができました。

定型業務のストレスから開放して、専門性の高い業務に集中

導入後に大きく変わったと感じる点は、「できればやりたくない」ようなストレスのかかる業務から、社員が解放されたことです。これまでは、定型業務のために残業もしていましたが、WinActor®で実行することで、昼夜問わず作業を進めることができるだけでなく、ミスもなくなりました。同時にチェックの手間も省けるようになり、社員はより専門性の高い業務に集中できています。WinActor®の導入で目に見える効果が出ているので、社内で他にも使える業務ないか、検討していきたいと考えています。