事業支援部　副部長 計画管理課　課長 高橋 徹 氏	事業支援部　計画管理課 髙柳 怜有 氏

各店舗の売上データと気象データを組み合わせ、日報・週報のレポートを作成

本社にある計画管理課では、全国各地の90を超える店舗のアイテムの売上状況を集計し、気象データと組み合わせて、店舗ごとの売上傾向を分析・整理しています。データは、日報は翌日の朝イチに、週報は毎週月曜日に分析して各店舗にメールで共有する必要があるため、担当者は作業量が多い本業務に追われていました。

作業自体は難しくないが、特定の社員が担当しているため負荷やノウハウが集中してしまう

作業のそのものは、WebベースのBIツールからのエクセルの抽出と、気象庁のWebサイトから気象データのコピー＆ペースト、必要な情報を整理する数式の挿入がメインですので、難しいものではありません。しかし、業務やノウハウがごく少数の社員に固定されているので、急病や交通機関の乱れがあった場合は、全国の店舗へのデータ提供が遅れてしまう、スポットでの代替担当を見つけにくいなど、業務が属人化している点も課題でした。

「とりあえず始める」ことができるWinActor®が最適

「なんとかして負荷を軽減したい」と考えていたところ、偶然参加したセミナーでRPAを知りました。いくつかRPAツールの候補がありましたが、サーバが不要で手軽に始められることから、「まずはとりあえず実務で使ってみよう」と、WinActor®を導入することに決めました。

導入・自動化シナリオ作成の過程で、属人化したノウハウを再設計

導入にあたって、まずは個人の業務ノウハウを見える化し、サポートいただきながら自動化のシナリオを組み立てました。懸念事項だった「属人化された業務」が、この過程で再設計・一般化されたことが大きな収穫です。また、レポートの作成から、各店舗への共有まで自動化できたことで、導入前に比べて人の稼働がかかる時間は1/5以下に削減できています。

店舗へのサポートクオリティが向上

また、自動化前は情報が滞りがちだった、担当者の出張や急病時、休日等にも常に最新の情報を届けることができるようになったことで、各店舗へのサポートのクオリティが向上したことも大きな変化だと捉えています。稼働の削減と合わせ、私達の部署だけでもこれだけ成果が上がっているので、他部署にも展開したいと考えています。

基幹システムから日々の売上情報を抽出し、それを各マネージャーに売上レポートとしてメール送信する業務を自動化したケースとなります。店舗の売上は天気や気温に左右されるため、従来は人手を介して気象庁サイトの情報と売上データを組み合わせてレポートを作成していましたが、この自動化を実現しました。