WinActorとAIエージェントで、会員登録に対する処理と登録者への「ネクストアクション提案」を自動化

導入の
背景
- 新規会員登録時の処理のたびに、競合企業か否か・既存顧客か否かを判定や、システムへの転記を人手で行っていた
- 登録された会員情報は蓄積されるだけで、ネクストアクションにつながっていなかった
- 案内の送付は担当者の采配任せで、時期も対象もばらついていた

ポイント
- 競合か否かの判定から転記までを自動化し、1件20分ほどの作業時間が3分程度に短縮
- 登録企業ごとの提案資料とメール返信文が自動で用意され、ネクストアクションにつながる
- 登録のたびに同じ処理が走り、担当者のスキルに頼らない体制ができた

会員登録のデータを人が判定し、他のシステムに転記

　企業のDXを支援するブレイン・ゲートプラスは、WinActorの代理店として、利用者向け会員制サイト「WinActorサポートサイト」を運営しています。エラー解決や学習教材、バージョンアップ情報を提供するほか、メールマガジン配信などマーケティングの接点としても活用され、登録企業は約1,400社にのぼります。
　新たに会員が登録されると担当者に通知メールが届きます。担当者は、所属企業が競合企業か、既存顧客かなどを判定し、別のツールへ手入力で転記したうえで返信していました。競合企業は受け付けないため、返信内容も異なります。
　「会員の判定からメール返信、情報の転記は、担当者の判断に委ねられていたので、対応にばらつきが生じていました。この一連の業務は定型的な処理なので、これを自動化するためにWinActorの活用を検討しました。ただし、事務処理の自動化だけではなく、AIエージェントを活用して、次の営業・マーケティング活動につなげる仕組みにしたいと考えました」（髙橋氏）
　そこで同社は、WinActorで定型処理を自動化するとともに、AIエージェントを組み合わせ、登録情報を次の営業・マーケティング活動につなげる仕組みを検討しました。

AIエージェントを組み合わせることで、会員登録を起点に「ネクストアクション」を提案

　WinActorとAIエージェントの役割分担は明確です。会員登録メールから必要な情報を取得し、別のツールへ登録する定型処理はWinActorが担い、その情報をマーケティング活動に活用するのがAIエージェントの役割です。
　「WinActorで自動化した業務にAIのエッセンスを加えることで、新しいものが生まれると考えました。登録企業がどんな企業なのか、当社との取引の有無や内容がわかれば、次にどんなアクションをすればよいかをAIが導いてくれる、そんな活用方法を思い描きました」（髙橋氏）

WinActorとAIエージェントをつなぐ「WinActor Manager on Cloud（WMC）」

ブレイン・ゲートプラスでは、生成AIプラットフォーム「JAPAN AI」を使い、「会員登録情報に対してネクストアクション提案」というAIエージェントを構築しました。複数のWinActorシナリオをクラウドで集中管理する「WinActor Manager on Cloud（WMC）」を介し、MCPサーバー経由でAIエージェントと連携します。

自社のガバナンスに対して「何をAIにやらせないか」という線引きが重要

　今回、Outlookの新規会員登録メールの確認をWinActorで行いました。JAPAN AIにもメールツールと直接連携する機能がありますが、WinActorを使ったのは同社のセキュリティ方針によるものです。
　「理由は技術ではなく、セキュリティ方針にありました。当社では、AIにメールを直接触らせないことにしているため、OutlookはWinActorに任せることにしたのです。AIに何をやらせないかという線引きが重要です。AIに直接触らせない方針のシステムでも、RPAが間に立てば処理が途切れません」（安齋氏）

WinActorとAIエージェントで蓄積されているデータに新たな価値を

　今回の仕組みにより、既存顧客、新規顧客、競合企業かの確認とシステムへの転記を自動化し、1件あたり20分程度かかっていた作業を3分ほどに短縮する見込みです。
　しかし、同社が期待するのは業務負荷の軽減だけではありません。活用できていなかった登録企業の情報を、マーケティング担当者が次のアクションにつなげることです。
　「ネクストアクションの提案をどこまで充実させられるか、具体的にできるかは、Webリサーチ次第です。例えば、新規登録されたお客様が、いまどの業務でWinActorを活用しているかがわかれば、弊社がこれまで蓄積してきた導入事例から、登録企業に参考となる事例を選び、それを提案書に盛問い合わせり込めるようになります」（安齋氏）
　ブレイン・ゲートプラスでは、今回の仕組みを“自社を「最初の顧客」に見立てた導入”と位置付けており、自社業務で検証した成果を、今後の顧客提案へつなげていく考えです。
　「会員登録を起点に、AIがお客様に対するマーケティングを提案することで、情報が『資産』に変わります。適用できる範囲も広いと思っています」（髙橋氏）
　「お客様に関する情報はすでに社内にも社外にもたくさん存在しています。WinActorとＡIエージェントを組み合わせることで、必要な情報を横断して参照し、顧客アクションにつなげられます」（安齋氏）

会社概要

法人名：株式会社ブレイン・ゲートプラス
所在地：名古屋市中村区名駅四丁目22-22 名駅KMビル8F
創業：2023年3月
事業概要：WinActorをはじめとするRPA製品の販売・導入支援を軸に、企業の業務自動化を支援しています。近年は法人向け生成AIプラットフォームの提供やAI研修、AI活用コンサルティングへと領域を広げ、AIとWinActorを連動させたソリューションの提案に力を入れています。自社を実証の場としながら、お客様の業務に合わせた自動化の形を提案し続けます。
URL：https://braingate-plus.co.jp/